Fahrtenbuch fürs Finanzamt: was beim Elektro-Dienstwagen zählt

Wer einen Firmenwagen auch privat nutzt, versteuert diesen Vorteil: pauschal über den Listenpreis oder genau über ein Fahrtenbuch. Bei Elektroautos ist die Pauschale stark ermäßigt. Ein Fahrtenbuch lohnt sich deshalb nur, wenn es genau geführt ist und die Rechnung dafür spricht.

Pauschale oder Fahrtenbuch

Ohne Fahrtenbuch gilt die Listenpreisregel: Jeden Monat wird 1 % des Bruttolistenpreises als private Nutzung angesetzt, dazu 0,03 % je Entfernungskilometer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Bei einem reinen Elektroauto zählt der Listenpreis nur zu einem Viertel. Praktisch sind das 0,25 % im Monat, und der Zuschlag für den Arbeitsweg schrumpft im selben Verhältnis.

• Für Fahrzeuge, die nach dem 30. Juni 2025 angeschafft wurden, gilt das bis zu einem Bruttolistenpreis von 100.000 €. Für früher angeschaffte Fahrzeuge galten niedrigere Grenzen, zuletzt 70.000 €.
• Liegt der Listenpreis darüber, zählt er zur Hälfte (0,5 %).
• Auch beim Fahrtenbuch wirkt die Vergünstigung: Die Abschreibung oder Leasingrate eines reinen Elektroautos geht nur zu einem Viertel in die Gesamtkosten ein.

Weil die Pauschale so niedrig ist, lohnt sich das Fahrtenbuch vor allem bei wenig privater Nutzung. Rechnen Sie beide Wege für Ihr Fahrzeug durch, bevor Sie sich festlegen: Arbeitnehmer wählen die Methode für das ganze Kalenderjahr.

Was ins Fahrtenbuch gehört

Für jede dienstliche Fahrt verlangt die Finanzverwaltung:

• Datum,
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt,
• Reiseziel, bei Umwegen auch die gefahrene Strecke,
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner, mit Namen, nicht nur „Kunde“.

Für private Fahrten genügen die gefahrenen Kilometer, ohne Ziel und Zweck. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte reicht ein kurzer Vermerk mit den Kilometern.

Das Fahrtenbuch muss zeitnah, in geschlossener Form und lückenlos geführt werden. Jeder Kilometer zwischen zwei Einträgen muss sich einer Fahrt zuordnen lassen, und die Kilometerstände müssen zu Werkstattrechnungen und Tacho passen.

Elektronisches Fahrtenbuch: keine stillen Änderungen

Eine Tabelle in Excel genügt nicht, weil sich jeder Eintrag spurlos ändern lässt. Ein elektronisches Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt nur an, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

• Der Bundesfinanzhof hat das im Januar 2024 bestätigt (VI B 37/23).
• Ein getrenntes Änderungsprotokoll, das erst abgefragt werden muss, reicht nicht (FG Düsseldorf, 3 K 1887/22 H(L)).

Zeitnah heißt bei einem elektronischen Fahrtenbuch: Die Fahrt zeichnet das System selbst auf, Zweck und Geschäftspartner tragen Sie innerhalb weniger Tage nach, nicht am Jahresende.

Ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, verwirft das Finanzamt es als Ganzes und setzt die Listenpreisregel an. Kleinere Mängel schaden nicht, solange die Angaben insgesamt vollständig und plausibel bleiben (BFH, VI R 38/06).

Beim Elektroauto praktisch

• Kilometerstand: Das Auto zeichnet ihn selbst auf. Ein Fahrtenbuch, das die Werte vom Fahrzeug übernimmt, vermeidet Tippfehler und Lücken zwischen zwei Fahrten.
• Ladestopps: Ein Ladestopp unterwegs gehört zur Dienstreise. Der Strom, den Sie zu Hause in den Dienstwagen laden, wird gesondert erstattet: siehe Dienstwagen zu Hause laden.
• Privatfahrten: Sie brauchen weder Ziel noch Zweck. Wer privat fährt, gibt nur die Kilometer an, keine Orte.

So hilft Viametry

Viametry baut das Fahrtenbuch aus den Daten, die Ihr Tesla Model 3, Model Y, Model S oder Model X ohnehin aufzeichnet: Datum, Uhrzeit, Start und Ziel, Strecke und Kilometerstand füllen sich selbst aus. Sie ergänzen nur dienstlich oder privat und den Zweck, und Viametry erinnert Sie an offene Fahrten.

Jede Änderung steht im Export selbst, in den Spalten Anzahl der Änderungen und Änderungshistorie, nicht in einem getrennten Protokoll. Eine Prüfsumme zeigt, ob die Einträge nach dem Export verändert wurden. Mehr dazu: Fahrtenbuch und Die Prüfsumme Ihres Fahrtenbuchs prüfen.

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