Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch listet jede Fahrt der Autos Ihres Firmenkontos, bereit für Ihre Buchhaltung oder das Finanzamt.

Ausfüllen

Das meiste füllt sich selbst aus: Datum, Uhrzeit, Start und Ziel, Strecke, Kilometerstand, Auto und Fahrer kommen vom Auto. Was nur Sie wissen:

• Dienstlich oder privat. Ordnen Sie auf der Seite Reisen jede Reise (oder eine einzelne Fahrt) als dienstlich oder privat zu. Ein Arbeitsweg zwischen Wohnung und Arbeit ist in den meisten Ländern privat. Deutsche und niederländische Konten haben eine dritte Wahl, Arbeitsweg (Wohnung – erste Tätigkeitsstätte), mit eigener Summe; der Export druckt sie als „Wohnung – erste Tätigkeitsstätte“ oder „Thuis – vaste werkplek“. In den Niederlanden zählt er für die 500 km der Bijtelling als dienstlich und für die Umsatzsteuer als privat.
• Der Zweck. Nennen Sie bei Dienstreisen den Kunden oder den Grund. Ein vager Zweck wie „Dienstreise“ wird vom Finanzamt am häufigsten beanstandet.
• Tags und Notizen, wenn Ihre Firma sie nutzt.

Hat eine Dienstfahrt keinen aufgezeichneten Ort (zum Beispiel weil der Privatmodus an war), können Sie den Ort von Hand eintragen.

Automatische Zuordnung

Regelmäßige Strecken können sich selbst zuordnen. Legen Sie unter Einstellungen, Automatische Zuordnung eine Regel an: zwei Orte und eine Art, zum Beispiel Zuhause ↔ Büro: Arbeitsweg oder beliebiger Ort ↔ Lager: dienstlich.

• Jedes Ende ist Zuhause (einschließlich des Zuhauses, das jeder Fahrer gespeichert hat), Arbeit, beliebiger Ort oder einer der gespeicherten Orte eines Autos. Eine Regel gilt in beide Richtungen.
• Eine Regel mit Zuhause, Arbeit oder beliebigem Ort kann für alle Autos gelten (Kontoinhaber). Eine Regel mit einem gespeicherten Ort gilt für das Auto dieses Orts; Fahrer und Manager können solche Regeln für ihre Autos anlegen.
• Eine Regel füllt nur Fahrten aus, die noch nicht zugeordnet sind. Sie ändert nie eine Entscheidung, die jemand getroffen hat, und lässt gesperrte Reisen unberührt. Bei jeder Fahrt, die sie ausfüllt, steht in der Änderungshistorie des Fahrtenbuchs „Regel Zuhause ↔ Büro“.
• Neue Fahrten werden beim Eintreffen zugeordnet. Für bereits erfasste Fahrten zeigt die Regel, wie viele passen, und Sie entscheiden, ob sie zugeordnet werden.
• Eine dienstliche Regel kann einen Zweck ergänzen, der nur dann gilt, wenn weder die Fahrt noch ihre Reise einen hat. Das Fahrtenbuch zeigt bereits, wohin eine Fahrt ging; geben Sie einen Zweck also nur an, wenn der Ort allein nicht sagt, warum.
• Ausschalten: Der Kontoinhaber kann die ganze Funktion oben auf der Seite ausschalten, und wer eine Regel löschen darf, kann sie pausieren. Die Regeln bleiben; Fahrten, die in der Zwischenzeit eintreffen, bleiben nicht zugeordnet, und ein späteres Anwenden der Regel kann sie noch erfassen.
• Passen zwei Regeln auf dieselbe Fahrt, gewinnt die genauere (ein gespeicherter Ort vor Zuhause oder Arbeit, diese vor beliebigem Ort). Widersprechen sich gleich genaue Regeln, wartet die Fahrt auf Sie.

Jeden Montagmorgen und am 1. für den gerade beendeten Monat kann Viametry Sie an Reisen erinnern, bei denen dienstlich/privat oder ein Zweck noch fehlt (Einstellungen, Benachrichtigungen, „Fahrtenbuch“).

In den Exporten zeigt eine Privatfahrt nur Datum, Uhrzeiten, Strecke und Kilometerstand, nie Orte oder einen Zweck, egal wer exportiert.

Fahrer und private Nutzung

• Den Standardfahrer jedes Autos legen Sie unter Einstellungen, Mitglieder & Zugriff fest; eine Reise kann einen eigenen Fahrer haben.
• Bei Autos, die privat genutzt werden dürfen, haben Fahrer einen Privatmodus (keine Route und keine Orte gespeichert) und können eine Reise nachträglich als privat markieren. Siehe Datenschutz für Fahrer.

Die Seite Fahrtenbuch

• Filter: Zeitraum, dienstlich oder privat, Suche nach Zweck oder Ort.
• Was Ihr Land verlangt: die Regeln des Landes Ihres Kontos je Steuer (Einkommensteuer, Umsatzsteuer, geldwerter Vorteil des Dienstwagens), woher sie stammen und wann sie geprüft wurden, und was Ihre Einträge enthalten. Das ist eine Orientierung, keine Beratung: Ihre Steuerberatung entscheidet.
• Österreich: die private Nutzung als Monatsschnitt über das Jahr gegenüber 500 km pro Monat (ab 2027 darunter der halbe Sachbezug); das PDF druckt denselben Wert.
• Abzeichnung in Ländern, in denen Fahrer jeden Zeitraum bestätigen sollen.
• Kilometerpauschale für Dienstfahrten mit einem Privatwagen: Legen Sie das Auto unter Einstellungen, Fahrzeugdaten als Privatwagen fest.

Exporte

CSV, XLSX und PDF, in der Sprache Ihres Landes, sofern der Kontoinhaber keine andere gewählt hat (Einstellungen, Exporte & Berichte). Jeder Export trägt eine Prüfsumme der Einträge: siehe Die Prüfsumme Ihres Fahrtenbuchs prüfen.

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