Kniha jízd

Kniha jízd vypisuje každou jízdu aut vašeho firemního účtu, připravenou pro účetní nebo finanční úřad.

Vyplňování

Většina knihy jízd se vyplní sama: datum, čas, začátek a cíl, vzdálenost, tachometr, auto a řidič přicházejí z auta. Co víte jen vy:

• Služební, nebo soukromá. Na stránce Cesty označte každou cestu (nebo jednotlivou jízdu) jako služební, nebo soukromou. Cesta mezi domovem a prací je ve většině zemí soukromá. Německé a nizozemské účty mají třetí možnost, Cesta do práce (z domova na první pracoviště), s vlastním součtem; export ji tiskne jako „Wohnung – erste Tätigkeitsstätte“ nebo „Thuis – vaste werkplek“. V Nizozemsku se pro 500 km u bijtelling počítá jako služební a pro DPH jako soukromá.
• Účel. U služebních cest uveďte klienta nebo důvod. Neurčitý účel jako „služební cesta“ finanční úřady zpochybňují nejčastěji.
• Tagy a poznámky, pokud je vaše firma používá.

Pokud služební jízda nemá zaznamenané místo (například protože byl zapnutý soukromý režim), můžete místo zapsat ručně.

Automatické zařazení

Pravidelné trasy se mohou zařazovat samy. V Nastavení, Automatické zařazení přidejte pravidlo: dvě místa a druh, například Domov ↔ Kancelář: cesta do práce nebo jakékoli místo ↔ Sklad: služební.

• Každý konec je Domov (včetně domova, který si uložil každý řidič), Práce, jakékoli místo, nebo některé z uložených míst auta. Pravidlo platí oběma směry.
• Pravidlo s Domovem, Prací nebo jakýmkoli místem může platit pro všechna auta (vlastníci účtu). Pravidlo s uloženým místem platí pro auto, kterému místo patří; řidiči a správci je mohou přidávat pro svá auta.
• Pravidlo doplní jen jízdy, které jsou ještě nezařazené. Nikdy nemění volbu, kterou někdo udělal, a nikdy nesahá na uzamčenou cestu. U každé jízdy, kterou doplní, je v historii změn knihy jízd uvedeno „Pravidlo Domov ↔ Kancelář“.
• Nové jízdy se zařadí hned, jak přijdou. U jízd už zaznamenaných pravidlo ukáže, kolika odpovídá, a vy rozhodnete, zda je zařadit.
• Služební pravidlo může doplnit účel, který se použije jen tehdy, když ho nemá jízda ani její cesta. Kniha jízd už ukazuje, kam jízda vedla, takže účel doplňte jen tehdy, když samotné místo neříká proč.
• Vypnutí: vlastník účtu může celou funkci vypnout nahoře na stránce a každý, kdo smí pravidlo smazat, ho může pozastavit. Pravidla zůstávají; jízdy, které mezitím přijdou, zůstanou nezařazené a pozdější použití pravidla je ještě může zařadit.
• Když stejné jízdě odpovídají dvě pravidla, vyhraje konkrétnější (uložené místo před Domovem nebo Prací, ty před jakýmkoli místem). Pokud se stejně konkrétní pravidla neshodnou, jízda počká na vás.

Každé pondělí ráno a 1. dne v měsíci za právě skončený měsíc vám Viametry může připomenout cesty, kterým ještě chybí služební/soukromá nebo účel (Nastavení, Upozornění, „Kniha jízd“).

V exportech soukromá jízda ukazuje jen datum, časy, vzdálenost a tachometr, nikdy místa ani účel, ať exportuje kdokoli.

Řidiči a soukromé použití

• Výchozí řidič každého auta se nastavuje v Nastavení, Členové a přístup; cesta může mít vlastního řidiče.
• U aut, která se smějí používat soukromě, mají řidiči soukromý režim (neukládá se trasa ani místa) a mohou cestu dodatečně označit jako soukromou. Viz Soukromí řidičů.

Stránka Kniha jízd

• Filtry: období, služební, nebo soukromá, hledání podle účelu nebo místa.
• Co vyžaduje vaše země: pravidla země vašeho účtu pro každou daň (daň z příjmů, DPH, benefit služebního auta), odkud pocházejí a kdy byla ověřena, a co obsahují vaše záznamy. Je to přehled, ne rada: rozhoduje vaše účetní.
• Rakousko: soukromé použití jako měsíční průměr za rok proti 500 km měsíčně (od roku 2027 do této hranice poloviční Sachbezug); PDF tiskne stejný údaj.
• Potvrzení v zemích, které po řidičích chtějí potvrzení každého období.
• Náhrada za km u služebních jízd soukromým autem: nastavte auto jako soukromé v Nastavení, Data vozidel.

Exporty

CSV, XLSX a PDF v jazyce vaší země, pokud vlastník účtu nezvolil jiný (Nastavení, Exporty a přehledy). Každý export nese kontrolní součet záznamů: viz Kontrola kontrolního součtu knihy jízd.

← Všechny návody